30 wskazówek, jak zwiększyć produktywność w 30 dni
Niezależnie od tego, czy pracujesz sam, czy w ramach dużego zespołu, wszyscy szukają sposobów na zwiększenie wydajności. Będziesz czuć się mniej zestresowany i będziesz robić więcej każdego dnia. Zobaczmy, ile możesz zmienić w ciągu 30 dni - będziesz zaskoczony.
Jak to robisz? Po pierwsze, zmiana każdego nawyku wymaga praktyki. Robienie czegoś za jednym razem nie czyni go częścią nowej rutyny. Musisz to robić wielokrotnie; uczyń to częścią tego, kim jesteś. Tutaj mamy 30 wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć produktywność za 30 dni.
Nie będziesz robić wszystkich tych rzeczy naraz. Zacznij od jednego lub dwóch, gdy będą częścią wbudowanej rutyny, dodaj kolejną zmianę i powoli buduj, aż poczujesz się jak najbardziej produktywna jaźń. Powodzenia!
1. Zacznij codziennie od planu
Codzienne chodzenie do biura bez celu nie ma nic wspólnego z nastrojem do pracy. Powinieneś zacząć każdy dzień od planu działania.
Napisz listę pierwszej rzeczy, którą chcesz osiągnąć dzisiaj. (Niektórzy uważają, że lepiej jest napisać listę poprzedniej nocy.) Uwzględnij zadania, które możesz skutecznie nokautować, a także bardziej złożone projekty.
Bądź realistyczny w kwestii czasu. Nie pakuj listy rzeczy do zrobienia, jeśli masz dzień pełen spotkań. Zrobisz więcej, jeśli lista jest wykonalna i nie jest on zastraszający ani przytłaczający.
2. Wstawaj wcześniej
Dlaczego zawsze biegasz z płonącymi włosami? Rozwiąż wrażenie spóźnienia, ustawiając swój zegar nieco wcześniej.
Nie wszyscy są przygotowani do rozpoczęcia dnia o 5 rano, ale prawdopodobnie możesz sobie pozwolić na wstawanie kilka minut wcześniej. Zacznij od nie naciskania przycisku drzemki. Wstań natychmiast po uruchomieniu alarmu. Te dziewięć dodatkowych minut przerwanego snu sprawia, że czujesz się nieswojo (i zakłócasz resztę partnera lub współlokatorów).
3. Przygotuj pot
Aktywność fizyczna może sprawić, że będziesz bardziej produktywny i energiczny w ciągu dnia, a nie tylko podczas ćwiczeń. I jest to poparte nauką.
Znajdź aktywność, którą lubisz - wsiadaj na rower, biegnij lub chodź, idź na siłownię - a będziesz czerpać korzyści z tego treningu przez cały dzień. Chociaż istnieją pewne naukowe dowody, że większość ludzi korzysta z porannego potu, dostaniesz korzyść stymulującą mózg bez względu na to, kiedy ćwiczysz.
W razie potrzeby umieść go w swoim kalendarzu.
4. Wybierz czcionkę Go-To (lub 10)
Jednym z największych do bani czasu projektowania może być krój pisma. W przypadku klientów, którzy nie przychodzą do Ciebie z paletą typów, rozpocznij proces projektowania od kroju pisma.
Dysponuj solidną paletą rodzin i stylów czcionek, które możesz dodawać, aby stworzyć nastrój lub wyczuć projekt bez szorowania czcionek przez wiele godzin. Większość klientów widzi niuanse między dwiema opcjami bezszeryfowymi, zaczynając od opcji „przejdź do”, aby dowiedzieć się, czy jesteś na tej samej stronie, jeśli chodzi o budowę i hierarchię typów.
Następnie możesz przeszukać opcje pisma później (jeśli masz czas lub chcesz zmienić czcionki później).
5. Eksperymentuj z twórcami stron internetowych
Nie musisz zaczynać każdego projektu od nowa za każdym razem. Rozważ skorzystanie z narzędzia do tworzenia witryn dla niektórych typów projektów:
- Prywatne strony internetowe lub blogi
- Kompilacje jednej strony lub prostej witryny
- Start-upowe strony internetowe z małymi budżetami
- Witryny z prostymi potrzebami e-commerce (tylko kilka produktów)
Oto kolejna oszczędność czasu: do wyboru jest wielu twórców stron internetowych. Hosting Facts zawiera podsumowanie i przegląd dziesięciu najlepszych opcji tworzenia stron internetowych.
6. Utwórz dedykowany obszar roboczy
Freelancerzy: Nadal pracujesz na stole w kuchni? Lub dźwiganie laptopa z kawiarni do kawiarni? Potrzebujesz dedykowanego obszaru roboczego.
Stwórz przestrzeń dla domowego biura - lub biurka przeznaczoną przynajmniej do pracy - lub rozważ przeniesienie się do przestrzeni coworkingowej. Potrzebujesz gdzieś, żebyś usiadł, był w trybie pracy. Mieszanie miejsc, w których jesz i pracujesz lub śpisz, pracujesz lub bawisz się z dziećmi i pracą, prowadzi do rozproszenia uwagi. To znaczący zabójca produktywności.
7. Naprawdę dowiedz się, jak korzystać z oprogramowania i narzędzi
Czy biegle posługujesz się narzędziami, z których korzystasz na co dzień, czy wiesz na tyle, aby wykonać zadanie? Poświęcenie trochę czasu na poznanie tajników oprogramowania i narzędzi, z których korzystasz na co dzień, może znacznie zwiększyć wydajność.
Weź udział w zajęciach z certyfikowanym instruktorem w swojej okolicy lub zainwestuj trochę czasu w zestaw samouczków online, aby jak najlepiej wykorzystać dostępne narzędzia. (Ta niewielka część edukacji pomoże ci również ustalić, czy używasz najlepszych narzędzi do pracy.)
8. Oczyść przestrzeń roboczą
Oczyść swoje biurko. Wyrzuć wszystkie pojemniki na wynos i puste filiżanki kawy. Zbieraj i wyrzucaj śmieci, których już nie potrzebujesz.
Niech to będzie ostatnia rzecz, którą robisz każdego dnia. Wyczyścisz cały dzień pracy z pulpitu, zapewniając zamknięcie pełnych zadań i dając ci pomysł, gdzie ponownie odebrać.
Każdego dnia będziesz także wchodzić do czystej i zorganizowanej przestrzeni. Brak bałaganu pomaga ludziom czuć się osamotnionym i skoncentrowanym na wykonywanych zadaniach, nie przejmując się bałaganem przed nimi ani tym, jakie tajemnice (lub niedotrzymane terminy) są gromadzone w całym tym śmiecie.
9. Użyj 5-minutowej reguły e-mail
E-mail może być jedną z najbardziej przytłaczających części twojego dnia. Nigdy nie przestaje przychodzić. Jeśli uważasz, że Twoja skrzynka odbiorcza wymknęła się spod kontroli, wypróbuj tę sztuczkę.
- Poświęć określone pory dnia, aby sprawdzać pocztę e-mail - raz na godzinę lub dwie godziny, jeśli możesz.
- W przypadku wiadomości e-mail, które można wykonać i odpowiedzieć w ciągu 5 minut, zrób to teraz.
- W przypadku wszystkich innych wiadomości e-mail oflaguj je i zapisz na liście zadań e-mail w późniejszym terminie.
10. Zainwestuj w świetne krzesło
Świetne krzesło (lub mata lub stołek dla każdego, kto korzysta ze stojącego biurka) zapewnia wygodę i łatwe wykonywanie zadań.
Badania wykazały, że wygodni pracownicy są bardziej produktywni. Jeśli ciągle przesuwasz się w niewygodnym fotelu lub starasz się dosięgnąć klawiatury z powodu stanowiska pracy, które nie ma ergonomii, czas na przebudowę biurka. Oto dlaczego to działa: nie przeszkadzają ci rzeczy, które Ci przeszkadzają, dając ci więcej czasu na skupienie się na pracy.
11. Prowadź listę… i trzymaj się jej
Liderzy produkcyjni przez cały czas głosili wartość posiadania listy rzeczy do zrobienia. Ważniejsza niż lista rzeczy do zrobienia jest jednak realistyczna lista rzeczy do zrobienia.
Twórz zadania i terminy, które są osiągalne. Zachowaj listę na papierze, którą możesz zobaczyć, lub utwórz dziennik pocisków (co może zwiększyć kreatywność) lub użyj aplikacji do cyfrowego śledzenia listy. Kluczem do sposobu utrzymywania listy jest tworzenie czegoś, z czego faktycznie będziesz korzystać i sprawdzać przez cały dzień.
Przydatna lista kontrolna może pomóc ci w wykonaniu zadania i pomóc ci ustalić, na czym powinieneś skupić się dalej, jednocześnie dając wyobrażenie o tym, ile czasu musisz poświęcić na konkretne zadania.
12. Pracuj w 90-minutowych blokach
Utwórz cykl pracy. Podziel zadania na 90-minutowe bloki robocze z 10 do 15-minutową przerwą między blokami.
I dobrze wykorzystuj te przerwy. Wstań, przejdź się i oczyść umysł, abyś mógł rozpocząć każdy nowy blok pracy odświeżony i zasilony.
13. Odłóż jeden dzień na spotkania
Jednym z największych zabójców produktywności są spotkania. Ludzie się spóźniają - nie bądź tą osobą - temat znika z kursu lub nie ma prawdziwego planu i możesz utknąć w nietypowej ilości czasu między spotkaniami, które powstrzymują cię przed zrobieniem czegokolwiek.
Wybierz jeden dzień w tygodniu lub co drugi tydzień, jeśli możesz, i układaj spotkania w jeden dzień. Sesje typu back-to-back-back zapewnią, że będziesz na czas i na temat, a będziesz marnować mniej czasu wiedząc, że dzień jest tylko na spotkania, a pozostałe dni tygodnia nie będą wysysane.
14. Stań podczas spotkań
Kiedy zastanawiasz się, jak zwiększyć efektywność spotkań, nie siedź. Stałe spotkania zachęcają do kreatywności i pomagają uczestnikom skoncentrować się i dojść do sedna.
Ustaw spotkania w centralnym miejscu i poproś uczestników, aby zostawili swoje telefony, aby rozmowy były bardziej skoncentrowane i produktywne.
15. Ustaw cele dzienne / miesięczne / roczne
Zawsze powinieneś pracować z myślą o trzech poziomach celów: dziennym, miesięcznym i rocznym.
Aby być najbardziej produktywnym sobą, pamiętaj o tych celach podczas pracy. Czy robisz rzeczy, które przyczyniają się do osiągnięcia tych celów? Jeśli nie, to dlaczego robisz to, co robisz?
Za każdym razem, gdy zastanawiasz się w mediach społecznościowych, zadaj sobie pytanie, w jaki sposób przyczynia się to do twoich celów. Zdziwisz się, jak przydatna jest ta mała sztuczka, jeśli chodzi o utrzymanie skupienia.
16. Praca w godzinach szczytu
Jesteś wczesnym ptaszkiem czy nocną sową? Oszczędzanie trudnych zadań lub zadań, które wymagają dużo godzin mózgowych w szczytowych godzinach pracy, pomoże ci wykonać pracę z większą łatwością, ponieważ pracujesz z naturalnymi rytmami.
Czasami najtrudniejszą częścią jest ustalenie, która pora dnia jest dla Ciebie i zachęcenie reszty świata pracy do współpracy w godzinach szczytu.
Po znalezieniu godzin szczytu porozmawiaj z szefem o tym, jak wykorzystać ten czas na swoją korzyść. (Freelancerzy, odpowiednio dostosuj swoje harmonogramy pracy.)
17. Noś słuchawki, aby dostać się do strefy
Niezależnie od tego, czy chcesz słuchać muzyki podczas pracy, czy nie, noszenie słuchawek ułatwiających wejście do strefy stanowi sygnał dla innych, że ciężko pracujesz i powinni pozostawić cię w spokoju.
Poważnie. Nie musisz nawet włączać muzyki, aby uzyskać nieprzerwany czas pracy. (Po prostu nie mów nikomu o swojej małej tajemnicy.)
18. Wyłącz powiadomienia w godzinach pracy
Używaj funkcji „Nie przeszkadzaj” w porach dnia, które są przeciwne do tego, co myślisz. Używaj ich w godzinach pracy, a nie w nocy, do cichych powiadomień, które mogą odwracać uwagę od tego, co musisz robić.
Ustaw wiele „ciemnych” okresów w ciągu dnia i zezwalaj na otrzymywanie powiadomień o określonej godzinie lub po prostu całkowicie wyłącz powiadomienia i sprawdzaj tylko pocztę e-mail, media społecznościowe i aplikacje z intencją.
19. Wczesne znokautowanie trudnych zadań
Jeśli chodzi o duże prace lub rzeczy, których nie chcesz szczególnie robić, nie zwlekaj. Zrób te rzeczy w pierwszej kolejności.
Poczujesz wielkie poczucie spełnienia, jeśli z trudem wykonasz trudne zadania, torując drogę do utrzymania tego tempa przez cały dzień.
Wykonywanie trudnych zadań ma również efekt uboczny. Nic nie sprawia, że klient jest szczęśliwszy niż zdobycie dowodu z samego rana, gdy jest on również świeży. Może to prowadzić do lepszej informacji zwrotnej i sprawić, że klienci poczują się ważni, że pracowaliście nad ich projektem w pierwszej kolejności i nie naciskali na to do końca dnia.
20. Farm It Out
Jest kilka rzeczy, w których jesteś dobry i inne, w których jesteś świetny. Posiadaj te prace.
Ale dla wszystkiego innego, dla każdego zadania, w którym nie jesteś ekspertem, zlecaj je na zewnątrz. Nie marnuj czasu, starając się być dobrym w rachunkowości, jeśli jesteś projektantem; wynająć CPA. Nie marnuj godzin na tworzenie aplikacji, jeśli nie jesteś dobry w tworzeniu małych ekranów; zrekrutuj programistę aplikacji.
Nie ma wstydu w proszeniu o pomoc. Będziesz najbardziej produktywny, jeśli poświęcisz czas na pracę nad rzeczami, które wiesz, jak to zrobić, i będziesz stanowić część zestawu podstawowych umiejętności.
21. Pozostaw grupy bez znaczenia
Zerwij więzi z grupami, organizacjami zawodowymi i spotkaniami sieciowymi, które nie przyczyniają się do ogólnego sukcesu.
Zbyt wiele grup po prostu kręci kółkami z luźnymi lub nieskutecznymi misjami. Lokalny rozdział organizacji krajowej nie jest pomocny, jeśli tylko sześciu z was pojawia się na spotkaniach i nigdy nie robi nic poza czytaniem planu.
Oszczędzaj czas dla grup mających znaczenie i dla osób, w które chcesz zainwestować i z którymi współpracujesz. Kradnij kilka godzin każdego miesiąca, zmniejszając ciężar organizacyjny. (Wykorzystaj ten czas, aby podkraść się podczas treningu lub wziąć udział w projekcie pasji, który cię energizuje.)
22. Zainwestuj w zestawy interfejsu użytkownika i zestawy ikon
Ile razy przerysowałeś lub pobrałeś ponownie ikonę Facebooka?
Zaczekaj, zanim poświęcisz godzinę na dodawanie go do palców u rąk i stóp, po prostu pobierz zestaw, który kochasz. Używaj go za każdym razem. Prosty zestaw standardowych ikon może uratować życie.
To samo dotyczy wielu innych standardowych narzędzi interfejsu użytkownika. Przyciski, strzałki, efekty najechania kursorem - nie musisz za każdym razem wymyślać koła za pomocą tylu świetnych dostępnych opcji.
23. Zostań ekspertem
Łatwo jest z łatwością wykonywać zadania, które dobrze znasz. Dla projektantów i freelancerów jest to coś więcej niż oprogramowanie edukacyjne - nauka biznesu lub sektora.
Naucz się języka typu biznesowego, a zadania projektowe wykonywane w tym sektorze będą podobne pod względem zakresu i potrzeb klienta. Twórz strony internetowe dla gabinetów lekarskich, siłowni lub lekarzy weterynarii. Skoncentruj się na niszy, a będziesz w stanie przewidzieć potrzeby klientów, co działa, a co nie, i specjalne uwagi w tej dziedzinie. (Klienci uwielbiają planować problemy, zanim staną się problemami).
Możesz być ekspertem w wielu obszarach. To niesamowite, jak szybko łączą się projekty dla klientów, którzy mają pewne podobieństwa. (Pamiętaj tylko o ujawnieniach umów, które mogą zabraniać współpracy z konkurencją).
24. Automatyzuj tam, gdzie to możliwe
Nie ma wstydu w automatyzacji jak największej liczby zadań. I choć automatyzacja nie oznacza, że możesz całkowicie zaniedbać te zadania, nie musisz ich tak bardzo monitorować.
- Korzystaj z oprogramowania do fakturowania, które śledzi płatności, dodaje opłaty za opóźnienie i ponownie wysyła zaległe faktury.
- Zaplanuj posty w mediach społecznościowych lub utwórz bota, aby odpowiedzieć na często zadawane pytania.
- Twórz zintegrowane kalendarze, aby wszyscy byli na tej samej stronie.
- Zapisz pliki w chmurze, aby członkowie zespołu mieli dostęp do plików z dowolnego miejsca. Dodaj automatyczną kopię zapasową, abyś nie musiał się martwić utratą cennych informacji.
- Twórz dokumenty FAQ dla klientów z instrukcjami przesyłania i pobierania plików, abyś nie musiał za każdym razem ich wpisywać.
- Opracuj propozycję projektu / szablon osi czasu dla ofert.
25. Naucz się mówić „nie”
Po prostu powiedz nie.
Kiedy słyszysz, znasz niewdzięczne zadanie lub pomysł. Znasz te projekty lub spotkania, które po prostu pochłoną Twój dzień. Naucz się z wdzięcznością odrzucać te zaproszenia - i zrób to.
26. Utwórz system archiwizacji
Zapisuj pliki, foldery i warstwy za każdym razem w ten sam sposób za każdym razem. W ten sposób zawsze będziesz wiedział, gdzie są rzeczy i jak je szybko znaleźć.
Zbyt łatwo jest tracić czas na szukanie tego, co stworzyłeś z tym projektem, ponieważ zapisałeś go pod dziwną nazwą pliku lub w dziwnej lokalizacji.
Nie wiem, od czego zacząć od zgłoszenia. Myśl duży, a następnie zawęż:
- Foldery według klienta i roku.
- Foldery dla uniwersalnego stylu i elementów projektu według klienta.
- Foldery dla każdego projektu.
- Foldery według terminu.
- Po zakończeniu projektu przechowuj wszystkie gotowe materiały w „zamkniętym” folderze.
27. Foster Relacje z klientami
Zarządzanie oczekiwaniami, skuteczne odpowiadanie na zapytania i otwarta komunikacja mogą sprawić, że klienci będą szczęśliwsi. Szczęśliwi klienci spędzają mniej czasu na telefonowaniu, wysyłaniu e-maili i żądaniu informacji, ponieważ czują się poza pętlą.
Kiedy masz stabilne relacje z klientem, ufają pozostawieniu projektu w twoich rękach. Mniej zmartwień oznacza mniej czasu poświęcanego na zapewnienie klientowi, że wszystko jest w porządku, co daje więcej czasu na faktyczną pracę.
Jednocześnie używaj klientów, aby pomóc Ci ponosić odpowiedzialność, jeśli zmagasz się z terminami lub osiągasz cele. Powiedz, kiedy spodziewać się wiadomości od Ciebie i jaka aktualizacja powinna być dostępna w tym czasie. (Może to być świetną zachętą do wydajnego i terminowego wykonywania zadań).
28. Ustalanie procedur pracy i przepływów pracy
Im więcej razy zrobisz to samo, tym lepiej (i szybciej), następnym razem to zrobisz.
Twórz procedury dla rzeczy, o których nie musisz myśleć: jak zabierasz się do pracy, jak i kiedy naprawiasz kawę lub lunch itp. Twórz również procedury przepływu pracy, aby przyspieszyć wydajność.
Według Lifehacka rutyna utrzymuje koncentrację, zmuszając cię do myślenia o trzech rzeczach:
- Czego chcesz.
- Jak to zdobyć
- Jak dodać tę aktywność do swojego harmonogramu.
29. Spać trochę więcej
Chociaż dokładna ilość wymaganego snu może się różnić w zależności od osoby i poziomu aktywności, jest to dość dobrze udokumentowany fakt, że większość ludzi nie ma wystarczającej ilości snu regularnie. Pozwala sobie jeszcze kilka minut na kip każdej nocy.
A jeśli nie możesz znaleźć więcej czasu na sen; spróbuj poprawić jakość czasu snu.
- Unikaj ekranów przed snem. Wyłącz telefon, tablet i telewizor.
- Ustaw alarm na czas, w którym potrzebujesz wstać, nie zakładaj, że naciśniesz przycisk drzemki na dodatkowe 30 minut.
- Ustal spójny harmonogram snu i idź spać każdego dnia o tej samej porze, nawet w dni wolne od pracy.
30. Nagradzaj siebie
Nagradzaj się za wykonywanie zadań, kończenie projektów lub osiąganie kamieni milowych. Nawet najmniejsze nagrody, takie jak popołudniowy spacer, jeśli skończysz wszystko z listy rzeczy do zrobienia rano, mogą zwiększyć produktywność.
Tak jak masz różne poziomy celów, twórz różne poziomy osobistych nagród, abyś pracował i był produktywny, ponieważ chcesz. Nic nie może przekroczyć tego poziomu osobistej satysfakcji, a wiesz, że docenisz nagrodę.
