Jak sprawić, by arkusze kalkulacyjne były mniej kulawe
Arkusze kalkulacyjne są kiepskie. Nie ma na to dwóch sposobów. My, projektanci, nie znosimy arkuszy kalkulacyjnych, ponieważ są świetnym przykładem nudnych danych przedstawianych w nudny sposób.
Niestety dla projektantów arkusze kalkulacyjne są złem koniecznym i można je nawet nazwać doskonałym i niezbędnym narzędziem w świecie biznesu. Dziś przekonamy się, jak poprawić zarówno estetykę, jak i czytelność arkuszy kalkulacyjnych, stosując kilka bardzo podstawowych zasad projektowania, które dosłownie każdy może zastosować. Zacznijmy!
Poznaj elementy Envato
Dokument początkowy
Na początek potrzebujemy prawdziwego arkusza kalkulacyjnego. Oto jeden z prawie zerowym formatowaniem. Wrzucono i uporządkowano wiele danych, ale niewiele więcej zrobiono.
Napraw swoje wyrównanie
Jak wskazałem w prawie wszystkich naszych dyskusjach projektowych, tendencją będzie tutaj wyśrodkowanie wyrównania wszystkich lub wielu kolumn, tak jak w powyższym przykładzie. Z jakiegoś powodu mamy w głowie, że wyrównanie do środka ułatwia odczyt danych.
W rzeczywistości kolumny danych wyrównane do środka sprawiają, że twoje oczy podążają za nierówną krawędzią i dlatego mają tendencję do dłuższego czytania ze względu na zwiększony ruch (subtelny, ale obecny).
Aby rozwiązać ten problem, nadajmy wszystkim danym mocne wyrównanie do lewej. To może wydawać się nudne (czy nie tego właśnie chcemy uniknąć?), Ale zaufaj mi, sprawia, że dokument jest znacznie bardziej atrakcyjny i przyjazny dla użytkownika.
Utwórz Wyczyść nagłówki
Nasz początkowy arkusz kalkulacyjny zrobił już znaczący krok w tworzeniu nagłówków wyróżniających się formatowaniem nagłówków we wszystkich wielkich literach. Chociaż nie jest to w żadnym razie koniecznością, pomaga im wyraźnie odróżnić się od reszty treści.
Musimy jednak pójść o krok dalej, aby naprawdę była skuteczna. Jeśli rozejrzysz się po powyższym obrazku, zauważysz, że tekst nadal wygląda tak samo. Prawdopodobnie intuicyjnie będziesz wiedział, jak to naprawić, ale upewnij się, że każdy krok przy projektowaniu dokumentu jest zamierzony i ma przejrzystą logikę.
Jak zapewne się domyślacie, będziemy chcieli pogrubić nagłówki. Jest to szybki i łatwy sposób, aby upewnić się, że nagłówki przyciągają uwagę, na jaką zasługują.
Pamiętaj, aby nie zwariować na punkcie pogrubienia, ponieważ teraz, gdy pogrubiony tekst jest kluczowym wyróżnikiem nagłówków, zbyt duże pogrubienie spowoduje wizualne zamieszanie. Jeśli spróbujesz uczynić wszystko wyjątkowym, nic nie będzie wyjątkowe.
Używaj kolorów na dobre i nie złe
Dodawanie koloru jest łatwe i przyjemne, prawda? Nie można się pomylić z małym kolorem! Zgadnij jeszcze raz. Któregoś dnia zobaczyłem prawdziwy arkusz kalkulacyjny, który używał kolorów podobnych do poniższego.
Dla wielu może to być trudne, ale jest to brzydkie. I nie chodzi mi o to, że jest trochę zbyt zajęty, mam na myśli nieodwracalnie, sprawia, że krwawienie jest brzydkie. Jeśli skończysz z czymś niejasno przypominającym powyższy arkusz kalkulacyjny, usuń wszystko i zacznij od nowa, ponieważ się nie udało.
Kluczem do używania koloru w arkuszu kalkulacyjnym jest użycie ograniczenia. Nie zachowuj się jak dziecko, które właśnie dostało swój pierwszy zestaw farb. Zamiast tego zastanów się, gdzie kolor naprawdę poprawi czytelność dokumentu. W naszym przypadku pamiętaj, że skupiamy się na nagłówkach. To naturalne miejsce na początek od koloru.
Zobacz, jak bardzo nagłówki naprawdę przykuwają twoją uwagę? Ta odrobina koloru znacznie poprawiła szybkość skanowania dokumentu, ponieważ każda sekcja jest teraz wyraźnie zdefiniowana.
Paski zebry
Paski zebry to kolejne niezwykle przydatne narzędzie, które może z łatwością zniszczyć dokument w niewłaściwych rękach. Powodem tego jest to, że liczby po prawej stronie nie są łatwe do połączenia z kategoriami po lewej stronie. Twoje oczy muszą przesuwać się za dużo białych znaków i mogą łatwo zgubić się i ustawić niewłaściwy numer.
Sprawdź, jak bardzo to poprawia kilka prostych pasków.
Teraz znacznie łatwiej jest połączyć te odległe numery z odpowiednią kategorią. Zauważ, jak subtelne są paski. Gdybym sprawił, że były ciemniejsze, zaczęliby konkurować z nagłówkami o widoczność. Ponadto niewielki kontrast jest dobry, jeśli zostanie umieszczony w odpowiednich miejscach, zbyt duży kontrast na całej stronie może spowodować ból oczu.
Pokój do oddychania
Jedną z tendencji, którą widzę w wielu arkuszach kalkulacyjnych, jest formatowanie komórek tak, aby były one na tyle duże, aby pasowały do zawartości, a nie o ułamek centymetra większe. Logika ma sens, próbujesz wcisnąć wiele informacji w małą przestrzeń, aby zaoszczędzić papier, przewijać itp.
Próbując zaoszczędzić miejsce, często poświęcasz dużo atrakcyjności projektu. Nie bój się trochę białych znaków, zarówno pod względem wysokości, jak i szerokości. Wiele arkuszy kalkulacyjnych w dzisiejszych czasach pozostaje czysto cyfrowych i nigdy nie jest drukowanych, więc argument papierowy nie zawsze ma zastosowanie.
Jedyną różnicą między arkuszem kalkulacyjnym powyżej a poniższym jest to, że dodałem trochę wysokości i szerokości do komórek. Jeśli spojrzysz szybko na siebie, nie możesz nie poczuć, że górny arkusz wygląda trochę niechlujnie i nieprofesjonalnie, podczas gdy dolny wydaje się ładny i czysty.
Wyjdź z arkusza kalkulacyjnego
Pamiętasz, co powiedziałem na początku artykułu? Arkusze kalkulacyjne są nudne. Mimo wszystkich drobnych poprawek, które wprowadziliśmy, nadal masz dużą nudną stronę pełną liczb.
Jeśli przesyłasz raport szefowi, klientowi lub nauczycielowi i oddajesz prosty arkusz kalkulacyjny, poza formatowaniem (i oczywiście pracą) nie ma większego wrażenia. Najlepiej jednak zrobić dobre wrażenie od razu, gdy tylko osoba zobaczy dokument. Po powrocie do college'u nie mogę powiedzieć, ilu moich profesorów szkół biznesu napisało „Wygląda niesamowicie!” na raporcie, który oddałem po prostu dlatego, że poszedłem o krok dalej niż wszyscy ludzie, którzy wręczyli zwykły dokument.
Najlepszym sposobem na naprawienie arkusza kalkulacyjnego jest zabicie go. Rozumiem przez to bardziej wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych jako szybkiego i łatwego sposobu sformatowania fantazyjnego stołu, a nie produktu końcowego. Oczywiście, jeśli musisz stale aktualizować liczby w arkuszu pełnym formuł, musisz zachować arkusz kalkulacyjny. W większości innych przypadków możesz znacznie ulepszyć swój produkt końcowy, wykonując coś takiego:
Nagle nasze nudne dane wyglądają fantastycznie! Powodem tego jest to, że nie przytłacza nas gigantyczna siatka niekończących się danych, ale zamiast tego widzimy możliwe do zarządzania fragmenty wyraźnie oddzielnych i czytelnych informacji.
Ten dokument wygląda o wiele lepiej niż oryginalny arkusz kalkulacyjny, że Twój szef bez wątpienia dałby ci promocję i podwyższenie swoich olśniewających umiejętności projektowych. Ok, prawdopodobnie nie. W rzeczywistości może to tylko doprowadzić do trwałego utknięcia w zadaniu naprawiania arkuszy kalkulacyjnych innych osób!
Wniosek
Reasumując, wszyscy w świecie zawodowym mają dość kiepskie, trudne do odczytania arkusze kalkulacyjne. Twoim zadaniem od tego momentu jest zawsze zastanawianie się, w jaki sposób możesz poprawić zarówno funkcjonalność, jak i estetykę swoich dokumentów.
Pamiętaj, aby uważać na swoje wyrównanie, tworzyć wyraźne nagłówki, mądrze i selektywnie używać kolorów, rozważyć użycie subtelnych pasków zebry i zawsze wyłamać się z arkusza kalkulacyjnego dla produktu końcowego (gdy jest to możliwe).
Zostaw komentarz poniżej i daj nam znać, jakich sztuczek używasz do ulepszania swoich arkuszy kalkulacyjnych. Pozostaje jeszcze wiele rzeczy do omówienia i wypróbowania: wyróżnianie ważnych komórek, zmienianie czcionek, różnicowanie pierwszej kolumny i wiele więcej.
