Cytuj Robot 2: Tworzenie imponujących propozycji klientów, które stały się jeszcze łatwiejsze

Jako projektant lub programista formalności są prawdopodobnie złem koniecznym, a nie czymś, co szczególnie lubisz. Zadania takie jak tworzenie ofert klientów i zarządzanie nimi oraz wysyłanie faktur mogą być denerwujące, a nawet zastraszające.

Na szczęście QuoteRobot jest tutaj, aby usprawnić ten proces. Przyjrzeliśmy się tej wspaniałej aplikacji, kiedy po raz pierwszy została uruchomiona, ale teraz została całkowicie zmieniona dla wersji drugiej, więc najwyższy czas, abyśmy mieli kolejny rzut oka!

Konfiguracja konta

W tym artykule przedstawię Wam pierwszą klasę QuoteRobot. Zaczniemy od samego początku od założenia konta i przejdziemy przez proces tworzenia ofert i faktur.

Pierwszym krokiem w tym procesie jest oczywiście utworzenie konta. To jest dość proste. Nie potrzebujesz karty kredytowej, aby się zarejestrować (jest 30-dniowy bezpłatny okres próbny), wystarczy nazwa, lokalizacja i stawka godzinowa, które można później zmienić.

Podczas rejestracji masz możliwość importowania danych (w tym klientów) z Harvest lub FreshBooks. Jeśli już spędziłeś sporo czasu na konfiguracji w jednym z tych systemów, jest to świetna funkcja, która naprawdę usprawnia proces uruchamiania.

Kończymy proces rejestracji, ale zanim przejdziemy dalej, udostępniamy link do udostępniania, który zapewnia nam bezpłatne miesiące użytkowania. Jeśli masz zamiar zasubskrybować tę usługę, to świetnie, że co miesiąc otrzymasz darmowy miesiąc, gdy przyjaciel się zarejestruje.

Tworzenie oferty

Konfiguracja konta była łatwa, ale teraz nadszedł czas, aby naprawdę się zalogować i sprawdzić proces tworzenia ofert. Alert spoilera: jest tak prosty jak ostatni krok. QuoteRobot sprawia, że ​​wszystko jest tak proste, jak wypełnienie kilku formularzy internetowych. Zanim się zorientujesz, masz świetnie wyglądające oferty i faktury gotowe do wysłania do klientów. Zaczynajmy.

Krok 1. Dodaj klienta

Pierwszym krokiem do stworzenia oferty jest upewnienie się, że masz klienta. Dodanie jednego jest łatwe, wystarczy przejść do „Klientów” na pasku bocznym i wprowadzić podstawowe informacje. Utworzenie klienta zajmuje tylko cztery pola, dzięki czemu będziesz gotowy do pracy w krótkim czasie.

Krok 2. Wybierz klienta

Teraz, gdy mamy klienta do pracy, wróć do karty wyceny i wybierz tego klienta z menu rozwijanego. Stąd kliknij przycisk „Następny krok”.

Krok 3. Dodaj strony

Prawa strona ekranu powinna się rozwinąć, aby wyświetlić menu pełne możliwych stron. Są to pojedyncze elementy, które składają się na wycenę i możemy je dodawać do woli za pomocą kliknięcia. Przejrzę je, abyś mógł zobaczyć, co robią.

Krok 4. Strona tytułowa

W przypadku strony tytułowej wszystko, co musisz zrobić, to wstawić tytuł projektu, reszta projektu strony i zawartość są obsługiwane automatycznie. Jeśli nie podoba ci się tekst wstawiany automatycznie, możesz go dostosować w ustawieniach.

Krok 5. Strona tekstowa

Następna dostępna strona to prosta strona tekstowa. Możesz użyć tego do wszystkiego, co chcesz, ale zwykle jest to miejsce, w którym umieścisz takie rzeczy, jak opis projektu, zakres i warunki umowy.

Jak widać na powyższym obrazku, wszystkie strony wyglądają jak moduły, które pojawiają się na ładnej liście pionowej. Tworzenie i edytowanie ofert klientów jest tak proste, jak przewijanie i wypełnianie formularzy, to naprawdę nigdy nie jest bardziej skomplikowane.

Krok 6. Oś czasu

Dalej znajduje się oś czasu projektu. Jest to moja ulubiona funkcja QuoteRobot, ponieważ jest to część, którą prawdopodobnie poświęciłbym najwięcej czasu na samodzielne budowanie. Tutaj podajesz długość osi czasu, a następnie konfigurujesz kamienie milowe i opcjonalne punkty płatności.

Krok 7. Cytat

To jest strona, na której rozkładasz poszczególne części projektu, jak długo one potrwają i ile kosztują. Projektanci znani są z tego, że skutecznie informują klientów o tym, jak duże i kosztowne są projekty przed rozpoczęciem pracy. To proste narzędzie pomoże Ci zapewnić swoim klientom dokładnie to, co powinni wiedzieć z góry.

To chroni Ciebie i Twojego klienta. Później, kiedy przychodzi czas, by przejrzeli czek, klient nie może powiedzieć, że nie rozumiał, co było zaangażowane ani ile to będzie kosztowało. Wszystko jest tu ułożone i praca nie zaczyna się, dopóki nie klikną przycisku „zatwierdź”.

Krok 8. Podgląd i pobieranie

Po zakończeniu dodawania stron i wypełniania formularzy możesz przeglądać, pobierać i / lub wysyłać gotową wycenę. Jeśli klikniesz mały przycisk oka u góry ekranu, zobaczysz wygenerowany końcowy podgląd całej wielostronicowej wyceny.

Pobierz : kliknij tutaj, aby pobrać przykładową wycenę.

Jak widać, informacje, które umieszczasz w formularzach, zostały automatycznie sformatowane w ładny układ. W ten sposób spędzasz czas tylko na odpowiednim uzgodnieniu szczegółów, zamiast marnować cały dzień na tworzenie czegoś, co wygląda na reprezentacyjne.

Jeśli chcesz zobaczyć gotowy przykładowy raport, który utworzyłem, możesz pobrać plik PDF, klikając powyższy link.

Krok 9. Zatwierdzenie przez klienta

Jeśli Twoja gotowa wycena odpowiada Twoim upodobaniom, nadszedł czas, aby wysłać ją do klienta. Wystarczy kliknąć przycisk „Wyślij”, a klient otrzyma wiadomość e-mail z linkiem, aby wyświetlić ofertę online i pobrać plik PDF.

Jak widać, w odpowiedzi na ofertę klient otrzyma dwie opcje: zatwierdzenia lub odmowy. Ponownie zapewnia to podwójną pewność, że nie zaczniesz pracy, dopóki Twoi klienci nie podadzą Ci szczegółów projektu i kosztów.

Krok 10. Fakturowanie

QuoteRobot nie pozostawia cię dryfującego po cytacie. Sprawdzi wszystko do samego końca, oferując również funkcję fakturowania. Po zakończeniu projektu wystarczy kliknąć kartę Faktura, wybrać ofertę, która zostanie automatycznie przekonwertowana na fakturę w celu wysłania do klienta.

Jak to jest?

Naprawdę uwielbiałem QuoteRobot, kiedy ostatnio na niego patrzyliśmy, i od tego czasu stało się znacznie lepiej. Po pierwsze, interfejs użytkownika całej aplikacji znacznie się poprawił. Uwielbiam, jak elegancko to wygląda. Bardzo łatwo jest znaleźć drogę.

Usprawniony przepływ pracy

Poprzednia wersja miała swego rodzaju interfejs „przeciągnij i upuść” do tworzenia cytatów. To było miłe, ale było więcej pracy i szczerze mówiąc, wiele z tych prac było zbytecznych. Ta nowa wersja usunęła wszystkie niepotrzebne komponenty, dzięki czemu możesz szybko rozpocząć tworzenie wyceny w kilka minut.

Naprawdę doceniam inicjatywę polegającą na całkowitym przemyśleniu tej aplikacji, aby była jeszcze lepsza, nawet gdy na pierwszy rzut oka wydawało się, że wszystko się rozbiera.

Wart 10 $ / miesiąc?

„Czas zastąpić rozproszoną komunikację e-mail i rozmowy telefoniczne procesem zatwierdzania oferty przez dużego klienta”.

Na pierwszy rzut oka powiem, że funkcjonalność aplikacji zasługuje na cenę. To nie tylko kreator do tworzenia formalności, to kompletny system zarządzania ofertami i fakturami, który pomoże Ci być na bieżąco w długim okresie (ze statystykami i raportami, które pomogą Ci śledzić Twój sukces).

To, czy potrzebujesz tego, zależy od tego, kim jesteś i co robisz. Jeśli okaże się, że wysyłasz jedną lub dwie wyceny rocznie, może to nie być dla Ciebie. Jeśli jednak spędzisz dużo czasu na papierkowej robocie, QuoteRobot może znacznie uprościć twoje życie.

Co więcej, myślę, że istnieje tutaj ogromny rynek dla projektantów i programistów, którzy są w miejscu, w którym latają solo, prowadząc firmę przy siedzeniu majtek bez żadnego oficjalnego systemu do śledzenia i zarządzania aspektem biznesowym. Jeśli to ty, to zdecydowanie powinieneś zajrzeć do QuoteRobot.

Nadszedł czas, aby zastąpić rozproszoną komunikację e-mailową i rozmowy telefoniczne procesem zatwierdzania oferty przez dużego klienta, a to jest najłatwiejszy sposób, jaki znam, aby ominąć to, co się z tym wiąże.

Informacje zwrotne: więcej tematów

Ogólnie rzecz biorąc, tak naprawdę nie mam żadnych większych skarg na QuoteRobot. Przeszedłem przez to i działało całkiem dobrze na wszystkich frontach bez żadnych problemów. Jedną z rzeczy, która mnie rozczarowała, był brak odpowiedniej galerii tematycznej. Uwielbiam to, że mam możliwość tworzenia i przesyłania własnych motywów, ale myślę, że za 10 USD / miesiąc powinienem wybrać co najmniej pięć różnych gotowych motywów projektowych do wyboru (powinno to być tak proste, jak kliknięcie lub dwa) . Domyślny motyw jest na tyle miły, że nie mam nic przeciwko korzystaniu z niego, ale biorąc pod uwagę, że projektanci są dużym celem tego produktu, niektóre warianty przeszłyby długą drogę.

Idź Wypróbuj!

Istnieje mnóstwo aplikacji do fakturowania w Internecie, ale QuoteRobot jest jedyną, jaką kiedykolwiek próbowałem, która pomaga ci daleko przed rozpoczęciem etapu fakturowania. Myślę, że ta aplikacja ma jeden główny cel: ułatwić zarządzanie propozycjami. W tym zdecydowanie się udaje. Proces jest zachwycająco prosty.

Jeśli jesteś zainteresowany, sprawdź sam QuoteRobot dzięki bezpłatnej wersji próbnej. To zajmie tylko sekundę i naprawdę myślę, że ci się spodoba.