Tworzenie dobrze zaprojektowanej faktury: krok po kroku
Nudna papierkowa robota to jedno z niezbędnych zła bycia niezależnym projektantem.
Po prostu nie można tego obejść, jeśli chcesz śledzić płatności od klientów i zarządzać nimi, musisz skonfigurować system fakturowania. Ale to nie wszystkie złe wieści; zabawne jest to, że faktycznie możesz zaprojektować niestandardową fakturę.
Dziś omówimy projektowanie faktury od zera. Będę jak najbardziej dogłębny i będę zawierał wszystko, co musisz wiedzieć, od absolutnych podstaw po zaawansowane funkcje, a nawet trochę teorii projektowania.
Podstawy
Zacznijmy od czystej struktury. Po pierwsze, faktura powinna zmieścić się na standardowym arkuszu papieru (8, 5 × 11 ″ lub odwrotnie), aby klient mógł bez problemu wydrukować go. Są szanse, że utrzymają cyfrowość, ale dla wygody najlepiej trzymać się standardowego formatu liter.
Następnie powinno zawierać Twoje imię i nazwisko (lub nazwę firmy) oraz podstawowe dane kontaktowe. Musisz być dokładny i podać swój adres fizyczny, adres e-mail, numer telefonu i wszelkie inne istotne informacje. O ile nie masz uzasadnionego powodu, aby ukryć jakąkolwiek z tych informacji przed klientem, wszystkie powinny być dostępne dla celów księgowych i rejestracyjnych (dla ich korzyści, a nie twoich).
Będziesz także chciał podać datę faktury, a także numer faktury. Utworzenie numeru faktury nie jest konieczne, ale jest pomocne zarówno dla systemu plików własnego, jak i klienta. Sposób tworzenia systemu numerowania faktur zależy wyłącznie od Ciebie. Może to być po prostu data zredukowana do liczb lub podstawowa suma bieżąca (001, 002, 003… 110, 111, 112) liczby faktur wysłanych w tym roku.
Przekaż swoją markę i styl
Oczywiście, ponieważ jesteś projektantem, powinieneś zaprojektować fakturę tak, aby pasowała do Twojej marki osobistej lub korporacyjnej. Podstawowym celem jest uczynienie go funkcjonalnym, ale ważnym celem wtórnym jest uczynienie go atrakcyjnym.
To, jak zastosujesz swoją markę, zależy od Ciebie. Sugeruję czerpanie inspiracji z czegoś, co już stworzyłeś, takiego jak strona internetowa, papier firmowy lub wizytówka. Użyłem strony Design Shack jako punktu wyjścia do inspiracji kolorami i wyboru czcionek i wymyśliłem następujący nagłówek:
To proste, ale wykonuje pracę i zdecydowanie oddaje klasyczny, stary styl naszej witryny. Aby dodać nieco więcej talentu, rzuciłem wirujący wektor w prawym dolnym rogu. Jest to zbędne funkcjonalnie, ale doda trochę zabawy do produktu końcowego, nie odwracając zbytnio uwagi od głównej zawartości. Zauważ, że zmniejszyłem przezroczystość o sporą kwotę, więc nie wystaje tak bardzo.
Siatka czytelna
Następnie potrzebujesz obszaru, w którym znajdziesz listę tego, za co płacisz klientowi. Nawet jeśli rozliczasz się za pojedynczy projekt, podziel swój czas na sekcje, aby klient mógł wyraźnie zobaczyć, za co płacisz. Czasami pojedynczy numer pozycji z sumą przyniesie ci oburzone połączenie od klienta, który chce wiedzieć, dlaczego tyle ci płaci. Jest znacznie bardziej prawdopodobne, że suma zostanie zaakceptowana, jeśli wyjaśnisz, ile pracy wykonałeś.
Celem jest jasna, czytelna informacja. Polecam stosowanie pasków zebry lub widocznej siatki, aby zwiększyć czytelność. Aby uzyskać więcej inspiracji na czytelnych siatkach, sprawdź nasz post na temat tworzenia wspaniałych tabel.
Zrób miejsce na szczegółowe opisy
Często zdarza się, że powyższe rozwiązanie siatki jest krokiem we właściwym kierunku, ale nie wystarcza. Niektórzy projektanci i / lub klienci preferują szczegółowy opis każdego elementu zamówienia. W takich przypadkach po prostu buduj w rzędzie między każdym przedmiotem z pewną dodatkową wysokością. W poniższym przykładzie postanowiłem zachować metodę prążkowania zebry i wciąć kopię opisu, aby zachować kontrast między nimi.
Zauważ, że dodałem także dużą, odważną sumę. Ten numer prawdopodobnie będzie najważniejszą informacją zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy faktury. Dlatego ukrywanie go nie ma sensu. Wyróżnij go, aby czytelnik mógł go szybko zobaczyć.
Termin płatności
To jest ważne. Niektórzy mogą uznać termin płatności na fakturze za zuchwały lub niegrzeczny, ale uważam to za konieczne, jeśli rozliczasz klienta, z którym nie robiłeś dużo pracy w przeszłości. Jesteś profesjonalistą i nie powinieneś pozwolić, aby ktokolwiek traktował inaczej. Jeśli wykonałeś pracę w sposób zadowalający, zasługujesz na przestrzeganie określonej daty wypłaty. W większości przypadków projektantowi podaje się termin wykonania dzieła sztuki, dlatego też jest całkowicie uzasadnione, aby dać klientowi termin zapłaty. Tylko upewnij się, że nie będzie to dla nich zaskoczeniem. Powinieneś skonfigurować standardowe wytyczne, takie jak „wszystkie płatności należne w ciągu tygodnia od daty otrzymania faktury” i przedstawić te informacje klientowi przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac.
Ponownie wybrałem prosty element projektu, ale uczyniłem go wystarczająco odważnym, aby się wyróżnić. Nie chcesz, aby wtapiał się w to za dużo, dając tym samym dobrą wymówkę, by powiedzieć, że tego nie widział.
Jasne warunki płatności
Wraz z terminem płatności należy podać wszelkie szczegółowe wymagania dotyczące płatności. Obejmuje to dowolny ogólny tekst w celu potwierdzenia terminu płatności, preferowane i akceptowane formy płatności, zasady dotyczące czeków odesłanych itp.
To, co tu umieścisz, zależy wyłącznie od ciebie. Chcesz być krótki, ale na tyle dokładny, aby mieć pewność, że jesteś ubezpieczony na wypadek kłótni lub niepożądanej sytuacji. Gdy masz do czynienia z coraz większą liczbą klientów, zrewiduj tę sekcję, aby pasowała do wszystkich często spotykanych scenariuszy.
Dołączyłem również przyjazny, nieformalny obszar do podpisywania się. Jest to doskonałe miejsce na notatki dotyczące konkretnych prac itp. Faktury mogą być nieco chłodne i nieformalne, nie bój się wlać odrobiny osobistej życzliwości.
Ukończony projekt
To wszystko. Bez wątpienia będziesz mieć do dyspozycji kilka niestandardowych obszarów informacji, ale to dotyczy tylko typowej faktury za projekt. Sprawdź gotowy produkt poniżej.
Mała teoria projektowania
Konstruowałem projekt faktury w bardzo przemyślany sposób, aby wpłynąć na czytelnika. Istnieją trzy podstawowe informacje, które chcemy, aby klient zauważył: od kogo, kiedy jest należny i za ile. Cała reszta jest z pewnością nadal ważna, ale ostatecznie drugorzędna w stosunku do tych kluczowych informacji. Spójrz poniżej, aby zobaczyć spójność projektu, której użyłem do osiągnięcia wizualnej hierarchii.
Do ważnych elementów użyłem spójnego koloru, który ładnie kontrastuje z tłem i powiększyłem / pogrubiłem te elementy, aby wyróżniały się na tle innych elementów na stronie. W ten sposób czytelnik pobiera te trzy fragmenty informacji, nawet jeśli przeglądają stronę tylko przez minutę. Spróbuj spojrzeć na gotowy projekt powyżej, nie celowo czytając niczego. Zauważ, że nawet gdy twoje oczy rzucają się po stronie, instynktownie przyciągają je elementy o największym kontraście.
Dostępność
Ostatnia uwaga na temat projektu. Zwróć uwagę, że jest zoptymalizowany do drukowania wykraczającego poza wcześniej wspomniany wymagany rozmiar. Jeśli wydrukujesz tę fakturę na prostej czarno-białej drukarce laserowej, powinna ona wyglądać dobrze. Wszystkie informacje zachowają czytelność, a hierarchia wizualna nie zostanie naruszona. Ponadto, ponieważ nie ma ciemnych wypełnień większych niż logo nagłówka, należy zużywać minimalną ilość tonera.
Inną ważną rzeczą do rozważenia jest rozmiar i format pliku. Będziesz chciał zapisać go w powszechnie akceptowanym formacie, takim jak .pdf lub .doc, i upewnij się, że trzymasz go maksymalnie w kilkuset KB (im mniejszy, tym lepszy). Zapewnia to, że plik nie zostanie zablokowany przez żadne wybredne serwery e-mail i może zostać łatwo odebrany przez osobę z mniej niż gwiazdorskim połączeniem internetowym.
Mogą to wydawać się nieistotne szczegóły, ale drobne rzeczy odgrywają dużą rolę w postrzeganiu dokumentu przez innych. Dobra faktura to taka, która nie zmienia Cię w wsparcie techniczne dla każdego, kto chce ją otrzymać.
Więcej pomysłów na funkcje
Na zakończenie naszej dyskusji na temat przydatnych funkcji, oto kilka innych, które możesz chcieć dołączyć:
- Automatyczne sumy: Zbuduj swoją fakturę w programie Excel lub Numbers i skonfiguruj formuły, aby wykonać całą irytującą matematykę dla Ciebie!
- Interaktywny plik PDF: Z plikiem PDF można zrobić wiele, aby był bardziej interaktywny, ale najlepiej ograniczyć go do funkcji, z których może korzystać większość czytelników, takich jak konwersja dowolnej wiadomości e-mail lub Internetu za pomocą linków na żywo (klikalne)
- Integracja z systemem PayPal: włącz go online i dołącz przycisk PayPal, aby ułatwić klientom łączenie się z usługą i wysyłanie pieniędzy.
Aplikacje do fakturowania
Nie chcesz zawracać sobie głowy tworzeniem własnych faktur? Sprawdź te artykuły w aplikacjach internetowych, które pomogą Ci wykonać zadanie.
- Sześć wersji: 20 narzędzi fakturowania dla projektantów stron internetowych
- 1st Web Designer: 5 świetnych bezpłatnych narzędzi do obsługi faktur
- Tripwire Magazine: ponad 30 niezbędnych narzędzi Freelancer do śledzenia wydatków, fakturowania i fakturowania
Pokaż mi swoje
Podsumowując, dobrze zaprojektowana faktura powinna koncentrować się na trzech kluczowych aspektach: od kogo, kiedy jest należna i na ile. Pamiętaj również, aby wyszczególnić swoją pracę i podać dokładne opisy, aby uniknąć nieporozumień. Wreszcie, nadaj mu trochę swojej osobowości, nie odrywając się zbytnio od głównej treści.
Teraz, gdy widziałeś moją próbę przyzwoitej faktury, daj nam znać, co byś zrobił, aby była jeszcze lepsza. Jeszcze lepiej, dołącz link do własnej faktury i powiedz nam o jej najważniejszych funkcjach.
Bądź naszym przyjacielem!
Podoba ci się ten artykuł? Bądź na bieżąco z nami na Twitterze i Facebooku.
