Jak zorganizować spotkanie, które ekscytuje wszystkich projektami
Przerażające spotkanie rozpoczynające projekt. To jest w twoim kalendarzu. Nie możesz tego uniknąć. Ale możesz sprawić, że będzie to bardziej niezapomniane wydarzenie, które pomaga generować kreatywność wśród członków zespołu.
Początek każdego projektu powinien być podekscytowany i oczekiwany. To czas, kiedy Ty i Twój zespół poznacie nowego klienta lub pomysł i naprawdę wrócimy do podstaw burzy mózgów i generowania pomysłów. Może i powinna być jedną z najważniejszych części projektu i musi być nudna.
Poznaj elementy Envato
Opracuj plan przed spotkaniem
Dobre spotkanie rozpoczyna się w fazie planowania. Musisz zebrać materiały projektowe i przygotować pakiet informacji dla zespołu. Dobrym pomysłem jest również przesłanie informacji projektowych przed spotkaniem, aby projektanci mogli zacząć myśleć o projekcie.
Oto dziesięć kwestii do rozważenia przed spotkaniem:
- Wielkość zespołu
- Przygotuj krótki zarys projektu (jeden akapit lub trzy punkty) w zależności od potrzeb klienta
- Zarys celów projektu i harmonogramu
- Przeprowadzaj wywiady z klientem
- Pokaż aktualne produkty lub wizję
- Opracuj ogólny zarys lub plan
- Utwórz listę pożądanych rezultatów
- Określ czynniki sukcesu
- Poznaj specyfikacje techniczne lub potrzeby
- Utwórz plan spotkania
Stwórz odpowiednie środowisko. Zmień rozmieszczenie mebli w pokoju konferencyjnym, aby ludzie siedzieli twarzą w twarz; unikaj układu w stylu audytorium. Rozważ dekoracje, muzykę lub inne elementy, które nie są normą. Elementy zaskoczenia mogą szybko zaangażować zespół i zmienić jego postrzeganie tego, czym powinno być spotkanie.
Ustaw odpowiedni ton do rozpoczęcia
Ton spotkania rozpoczynającego powinien odzwierciedlać ton projektu, więc spotkanie wprawia zespół we właściwy sposób myślenia. Spotkanie powinno również mieć na celu wspieranie kreatywnego myślenia i może nie być najlepiej prowadzone przy stole w sali konferencyjnej.
Podziel spotkanie na kilka części:
- Wprowadzenie
- Burza mózgów
- Czynność
- Sesja pytań i odpowiedzi
- Burza mózgów
- Praca domowa i zadania
- Ustaw monitorowanie
Usabilty.gov ma świetny zestaw wskazówek dotyczących pytań opracowanych przy tworzeniu projektów cyfrowych, ale można je dostosować do prawie każdego celu projektowego. Pamiętaj, że celem spotkania inauguracyjnego jest spotkanie zespołu, który jest podekscytowany projektem i ma wspólny pogląd na cele, wyniki i wizję sukcesu.
Podaj użyteczne, ale nie za dużo informacji
Jeśli twoje spotkanie jest miejscem do rozpowszechniania i czytania krótkiego projektu, to jest mało prawdopodobne, że wyjdziesz z podniecenia i pomysłów, których oczekujesz. Spotkanie będzie działać najlepiej, jeśli informacje zostaną podzielone na małe, przydatne części. Zachowaj ogromną dokumentację na po spotkaniu.
Jakiego rodzaju informacji potrzebuje zespół na spotkaniu inauguracyjnym, aby rozpocząć? Krótko mówiąc, potrzebują wizualizacji. Pamiętaj o „pokaż, nie mów, filozofii”. To zespół projektowy. Pokaż klientowi. Pokaż projekt. Pokaż konkurencję. Następnie poproś zespół o przedstawienie swoich początkowych pomysłów.
Zaplanuj aktywność
Siedzenie przy stole nie jest moim pomysłem, jak zacząć myśleć twórczo. Pomaga poruszać się lub myśleć w alternatywny sposób.
Zaplanowana aktywność lub gra może być właściwym pomysłem na zaangażowanie mięśni myślowych. Możesz podejść do tego na dwa sposoby:
- Jako działanie związane z projektem
- Jako niepowiązane działanie mające na celu wyczyszczenie palety twórczej
Każda z tych opcji może być skutecznym sposobem na zmotywowanie zespołu i pomóc im zacząć funkcjonować jako grupa. (Może to być szczególnie ważne w przypadku osób, które w przeszłości nie współpracowały).
Trzy pomysły na działania związane z projektem:
- Utwórz mapę koncepcji, aby nakreślić, jak wygląda projekt i jak się połączy. Dodaj zabawny zwrot akcji, na przykład tworzenie mapy bez słów, aby szkice łączyły się w nietypowy lub interesujący sposób.
- Wykonaj sortowanie według kart priorytetów. Daj wszystkim stos kart indeksowych i zapisz, które elementy projektu są najważniejsze. Następnie ułóż karty według priorytetu.
- Utwórz wizualną kontrolę jelit. Pokaż wizualizacje bieżącego projektu i podobnych projektów lub konkurentów. Wystarczy rzut oka, aby członkowie zespołu zauważyli, jak obraz sprawia, że czują się jednym słowem. Obrazy z połączeniem skojarzeń słów z projektem mogą prowadzić do dyskusji na temat dalszego postępowania.
Trzy tytuły książek wypełnione świetnymi pomysłami na kreatywne działania lub burze mózgów z grupą:
- „Kofeina dla zespołu kreatywnego” Stefana Mamawa (jeden z moich ulubionych!)
- „Creative Grab Bag: Inspirujące wyzwania dla artystów, ilustratorów i projektantów” autorstwa Ethana Bodnara
- „Warsztat kreatywny: 80 wyzwań, by wyostrzyć umiejętności projektowe” Davida Sherwina
Ustaw stoper
Takie spotkania mogą szybko i długo się pochłaniać. Przynieś stoper i trzymaj się harmonogramu i dostępnych zadań.
Dokładny czas spotkania rozpoczynającego może się różnić w zależności od zespołu lub projektu. Niektóre firmy mają całodniowy plan rozpoczęcia dużych projektów, w którym mniejsze grupy przychodzą i wychodzą z imprezy w stylu imprezy. Inne spotkania są skonstruowane jako krótsze sesje robocze (pomyśl 1 do 2 godzin), podczas których ma miejsce wstępne planowanie projektu.
Przygotuj solidne jedzenie na wynos
Projektanci muszą opuścić salę konferencyjną z czymś do zrobienia i planem, gdzie iść. (Pamiętaj, że na tym spotkaniu wszyscy są przygotowani do realizacji projektu).
Upewnij się, że Twój zespół ma wszystko, czego potrzebuje, aby rozpocząć po zakończeniu spotkania. (Wróć do rozważań przed spotkaniem.) Lubię przygotowywać zestaw narzędzi dla projektantów, który pozostawia każdemu projektantowi. Obecnie zestaw narzędzi jest w rzeczywistości napędem kciuka, podczas gdy w przeszłości mógł to być folder pełen gadżetów.
Zestaw powinien zawierać następujące elementy:
- Parametry projektu i stylu, takie jak paleta kolorów i czcionek, użycie stylu i wytyczne dotyczące marki.
- Krótki opis i zakres projektu.
- Terminy i zadania.
- Obrazy, logo lub inne materiały.
- Przykłady aktualnego pakietu projektowego i materiałów lub strony internetowej.
- Wizualizacje, które klient lubi lub zauważył dla projektu.
- Kontakt i lista dyżurów dla zespołu projektowego.
Wniosek
Planując spotkanie, powinieneś użyć tego samego kreatywnego myślenia, które jest niezbędne do zaprojektowania świetnego projektu. Pomyśl poza oknem spotkania, aby pomóc zespołowi spotkać się z czymś, co może go ekscytować.
Nawet coś tak prostego jak zmiana aranżacji pokoju lub nieoczekiwana dekoracja może pomóc zaangażować ludzi w miejscu spotkania. Bądź kreatywny i powodzenia!
Zdjęcia Stock Dzięki uprzejmości Kreatywnie rynek .
